Forskningsadministrasjon

Forskningsadministrasjon kan bistå med råd og praktisk hjelp, til budsjettering, utlysninger, ansettelser, regnskap og økonomioppfølging.

Økonomi

Budsjett

Prosjektleder er ansvarlig for at forskningsprosjektet har nødvendige ressurser før oppstart. Det må settes opp et totalbudsjett som inkluderer lønn med sosiale utgifter, driftsutgifter, utgifter til reiser/konferanser med mer. Eventuell internfinansiering må også inngå i budsjettet og være avklart med linjeleder i divisjonen/klinikken.

Dekningsbidrag (overhead)

Sykehusledelsen har vedtatt å innføre dekningsbidrag (overhead) for forskningsprosjekter fra og med 2016.

Rutine (PDF)

Opprettelse av prosjektnummer

Når Forskningsadministrasjonen mottar tildelingsbrev om eksterne midler for et prosjekt, opprettes det et prosjektnummer. Prosjektnummeret legges inn i økonomi-, innkjøps- og personalsystemet til Ahus.

Prosjektregnskap (QlikLis)

Prosjektleder kan til enhver tid innhente regnskapsopplysninger for sitt prosjekt i QlikLis.

QlikLis viser disponibelt beløp for prosjektene ved utgangen av hver måned. Den viser detaljerte opplysninger om forbruk pr måned og eventuelle nye tilskudd.

Du kan selv gå inn i QlikLis og sjekke økonomistatus for ditt prosjekt.

Bruksanvisning for QlikLis (PDF)

Overforbruk på prosjektet

Det kan i noen tilfeller forekomme overforbruk på prosjektet (feks ved svangerskapspermisjon hvor NAV ikke dekker hele beløpet). Ved overforbruk, må prosjektleder kontakte linjeleder og drøfte hvilken avdeling som skal belastes prosjektets overforbruk.

Overføring av midler

Prosjektmidler fra HSØ, Norges Forskningsråd og Kreftforeningen kan overføres til neste budsjettår hvis ikke annet er spesifisert i tildelingsbrevet. 

Interne strategiske forskningsmidler, publikasjonspenger er IKKE overførbare til neste budsjettår, dermed må fakturaer, utgiftsrefusjoner mm leveres innen 1. desember. Reiseregninger følger tidsfrister for lønn via Personalportalen.

Tilbakebetaling til finansieringskilden

Dersom det ved prosjektslutt er ubenyttede midler på prosjektet, må prosjektleder sjekke tildelingsbrevet med hensyn til om det skal tilbakebetales til finansieringskilden.
Tilbakebetaling til finansieringskilden gjøres i samarbeid med Forskningsadministrasjonen.

Revisjon

Noen av de eksterne finansieringskildene krever årlig revidert prosjektregnskap. Forskningsadministrasjon bistår prosjektlederne med dette. 

Innkjøp

Alt innkjøp av utstyr, inkludert IT utstyr, skal bestilles via Innkjøpssystemet på Ahus. Husk å oppgi prosjektnummer og kostnadssted. Prosjektleder skal godkjenne alle innkjøp på prosjektet. I de tilfeller prosjektleder utgiftsfører prosjektet selv, skal linjeleder godkjenne utgiften (innkjøp, reiser med mer).

Utgiftsrefusjon

Ved refusjon av utgifter som ikke er relatert til reiser/konferanser, eks utgifter til publisering av artikler, kan skjema for utgiftsrefusjon (link) benyttes.

Refusjonsskjema (Excel)

Personaladministrasjon

Stillingsutlysninger

Prosjektleder utarbeider stillingsutlysning og får denne godkjent i linjen. Deretter oversendes utlysningsteksten til Forskningsadministrasjonen som sørger for utlysning av stillingen. Etter søknadsfristens utløp får prosjektleder tilsendt søknadspapirer elektronisk, samt informasjon om videre forløp for ansettelse. 

Ansettelser på prosjektet

Ved ansettelse av postdoktorstipendiat og støttepersonell er det viktig å huske på at 4 års regelen gjelder, dvs at arbeidstaker kan gjøre krav på fast stilling etter å ha vært ansatt i 4 år
For doktorgradsstipendiater gjelder ikke 4 års regelen (jfr Arbeidsmiljøloven). 

Når det er ansatt en medarbeider via prosjektbevilgning, må Forskningsadministrasjonen få tilsendt følgende opplysninger:

  • personalia (navn, personnummer, adresse, telefon og epostadresse)
  • perioden for ansettelse
  • lønn
  • stillingsprosent
  • tildelt prosjektnummer og kostnadssted for prosjektet

Reiser/konferanser

Linjeleder og/eller prosjektleder godkjenner reiser og konferansedeltakelse for ansatte i prosjektet. Linjeleder godkjenner prosjektleders reise.

Reiseregning

Reiseregninger skal registreres i Personalportalen. Det er viktig at prosjektnummer og kostnadssted fylles ut korrekt. Husk å laste opp bilagene i personalportalen. Evt kan originalbilagene sendes i internposten til Sykehuspartner HR/lønn.

Frikjøp

Frikjøp av timer til forskning skal gi avdelingen kompensasjon for den tiden ansatte i avdelingen bruker på et forskningsprosjekt. Timeprisen er altså ikke en ”timesats” som enkeltpersoner får utbetalt. Frikjøpskjema finner du på denne siden.

Frikjøpsliste (doc)

Ferie/sykdom/permisjoner/annet fravær

Alt fravær meldes som vanlig i linjen, men det må også gis beskjed til Forskningsadministrasjonen som er ansvarlig for at registrering og oppfølging blir korrekt.