Veileder for kontrakter, avtaler og økonomi
Det er utarbeidet veileder for kontrakter, avtaler og økonomihåndtering i forskningsprosjekter, kliniske forsker-initierte studier og kliniske oppdrags- og bidragsstudier.
Veileder for kontrakter, avtaler og økonomi
Budsjett
Prosjektleder er ansvarlig for at forskningsprosjektet har nødvendige ressurser før oppstart. Det må settes opp et totalbudsjett som inkluderer lønn med sosiale utgifter, driftsutgifter, utgifter til reiser/konferanser med mer. Eventuell internfinansiering må også inngå i budsjettet og være avklart med linjeleder i divisjonen/klinikken.
Dekningsbidrag (overhead)
Sykehusledelsen har vedtatt å innføre dekningsbidrag (overhead) for forskningsprosjekter fra og med 2016.
Rutine (PDF)
Opprettelse av prosjektnummer
Når Forskningsadministrasjonen mottar tildelingsbrev om eksterne midler for et prosjekt, opprettes det et prosjektnummer. Prosjektnummeret legges inn i økonomi-, innkjøps- og personalsystemet til Ahus.
Prosjektregnskap (QlikLis)
Prosjektleder kan til enhver tid innhente regnskapsopplysninger for sitt prosjekt i QlikLis.
QlikLis viser disponibelt beløp for prosjektene ved utgangen av hver måned. Den viser detaljerte opplysninger om forbruk pr måned og eventuelle nye tilskudd.
Du kan selv gå inn i QlikLis og sjekke økonomistatus for ditt prosjekt.
Bruksanvisning for QlikLis (PDF)
Overforbruk på prosjektet
Det kan i noen tilfeller forekomme overforbruk på prosjektet (feks ved svangerskapspermisjon hvor NAV ikke dekker hele beløpet). Ved overforbruk, må prosjektleder kontakte linjeleder og drøfte hvilken avdeling som skal belastes prosjektets overforbruk.
Overføring av midler
Prosjektmidler fra HSØ, Norges Forskningsråd og Kreftforeningen kan overføres til neste budsjettår hvis ikke annet er spesifisert i tildelingsbrevet.
Interne strategiske forskningsmidler, publikasjonspenger er IKKE overførbare til neste budsjettår, dermed må fakturaer, utgiftsrefusjoner mm leveres innen 1. desember. Reiseregninger følger tidsfrister for lønn via Personalportalen.
Tilbakebetaling til finansieringskilden
Dersom det ved prosjektslutt er ubenyttede midler på prosjektet, må prosjektleder sjekke tildelingsbrevet med hensyn til om det skal tilbakebetales til finansieringskilden.
Tilbakebetaling til finansieringskilden gjøres i samarbeid med Forskningsadministrasjonen.
Refusjon av reise- og andre studierelaterte utgifter i kliniske studier
En pasient har rett til dekning av reiseutgifter for å delta i forskning som kommer til erstatning for eller i tillegg til ordinær helsehjelp i godkjente kliniske studier som gjennomføres i helseforetakene.
Les mer om fremgangsmåten for refusjon av reise- og andre studierelaterte utgifter i kliniske studier
Refusjonsskjema for studiedeltakere - Ahus
Refusjonsskjema for studiedeltakere - Inven2
Innkjøp
Alt innkjøp av utstyr, inkludert IT utstyr, skal bestilles via Innkjøpssystemet på Ahus. Husk å oppgi prosjektnummer og kostnadssted. Prosjektleder skal godkjenne alle innkjøp på prosjektet. I de tilfeller prosjektleder utgiftsfører prosjektet selv, skal linjeleder godkjenne utgiften (innkjøp, reiser med mer).
Revisjon
Noen av de eksterne finansieringskildene krever årlig revidert prosjektregnskap. Forskningsadministrasjon bistår prosjektlederne med dette.
Kontakt
Jørgen Bakke Michelsen, rådgiver
Epost: jorgen.Bakke.Michelsen@ahus.no